Neden uzaktan sekreterya?

İş büyürken telefon, WhatsApp ve e-posta akışı hızlanır. Takip edilmezse fırsat kaçar, müşteri deneyimi düşer. Uzaktan sekreterya; karşılayan, kayıt altına alan, planlayan ve raporlayan bir düzen kurar. Böylece ekip, gerçekten değer üreten işe odaklanır.

Ne yapıyoruz, ne yapmıyoruz?

Yaptıklarımız: Kurum adına profesyonel çağrı karşılama, ihtiyaç analizi ve doğru yönlendirme; randevu ve takvim yönetimi; mesaj/WhatsApp/e-posta trafiğinin düzenlenmesi; tüm çağrı ses kayıtlarının dinlenmesi ve zaman damgalı (timestamp) özetlerle raporlanması.

Yapmadıklarımız: Resmi/bürokratik süreçler ve evrak işleri bizde değil. Odağımız operasyonel iletişim, görünürlük ve ölçüm.

Çalışma modeli

1) Çağrı karşılama

Karşılama metni (script) kurumunuza göre özelleştirilir. Her arayan kişi isim-numara-ihtiyaç-kaynak alanlarıyla kayda alınır. Kaçan çağrılar için geri dönüş kuyruğu oluşturulur, dönüşler kapatılana kadar takip edilir.

2) Randevu ve hatırlatma

Görüşmeler çakışmayacak şekilde takvime yerleştirilir. Otomatik hatırlatma akışları (SMS/WhatsApp/e-posta) uygulanır. “Deneme dersi”, “yüz yüze görüşme”, “teklif görüşmesi” gibi tipler ayrı ayrı raporlanır.

3) Ses kayıtlarını dinleme ve işaretleme

Tüm çağrı kayıtları dinlenir ve önemli anlar timestamp ile işaretlenir: itiraz, fiyat sorusu, rakip karşılaştırması, kapanış denemesi, memnuniyetsizlik vb. Haftalık özetle birlikte “fırsat cümleleri” ve “iyileştirme önerileri” çıkar.

4) Raporlama ve aksiyon

Günlük ve haftalık raporlarda şu başlıklar net görünür: cevaplama oranı, ortalama görüşme süresi, randevuya dönüşüm, no-show oranı, en çok gelen soru/itiraz, kayıt dinleme notları ve önerilen script değişiklikleri.

Teknik entegrasyon

Mevcut hat ve yazılımlarla çalışırız: NetGSM/Asterisk altyapınıza, WhatsApp Business akışınıza ve CRM’inize entegre oluruz. Karşılama senaryosu, yönlendirme kuralları ve etiketleme sistemi kurumunuza göre tanımlanır. Hedef: minimum sürtünme, maksimum görünürlük.

Kime uygun?

Çağrı hacmi değişken olan kurumlar, çok kanallı iletişim kullanan ekipler, satış/operasyon odağını korumak isteyen işletmeler. Eğitim kurumları, kurslar, danışmanlık şirketleri ve randevu temelli hizmet veren tüm yapılar özellikle fayda görür.

Kısa not

Çağrı kayıtlarının dinlenmesi; kurumun bilgilendirmesi ve KVKK kapsamında uygun altyapı ile yapılır. Kayıtlara erişim, yetkilendirme ve saklama süreleri kurum politikasıyla uyumlu şekilde sınırlandırılır.

Sonuç

Telefon, randevu ve kayıt yükünü biz alıyoruz; siz satış ve hizmet kalitesine odaklanıyorsunuz. Düzen, görünürlük ve ölçüm bir arada.